Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów

Ten obrazek znamy wszyscy. I to nie tylko z biura, zakładu pracy, ale też z życia prywatnego. Godziny poszukiwań, wywracania stert papierów, przetrząsanie szuflad. Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto nigdy nie szukał ważnego rachunku za prąd, wyciągu z banku, umowy na usługi telefoniczne, zeznania podatkowego, albo po prostu numeru telefonu zapisanego na luźnej kartce. Dokumenty archiwizujemy, aby nie tracić dostępu do najważniejszych zasobów - czasu i informacji. Dzięki dobremu systemowi archiwizacji dokumentów nie konieczności tracić czasu na poszukiwania informacji. Uporządkowane i zewidencjonowane dokumenty są łatwe do odnalezienia, a co więcej pozwalają zaoszczędzić sporo miejsca. Dobrze zorganizowane archiwum to także bonus w postaci estetycznego wyglądu w firmie.

 

Klasyfikacja archiwizowanych dokumentów

Dokumenty zazwyczaj klasyfikuje się, nadając im oznaczenie literowe:

  1. 1. Do kategorii „A” zalicza się wszystkie materiały archiwalne, które nie podlegają zniszczeniu i  muszą być przechowywane wieczyście. Do tej kategorii zaliczane są np. akta związane z założeniem firmy, jej zmianami organizacyjnymi, organami firmy, niekiedy zalicza się do nich także akta osobowe. To dokumenty „święte” w firmie i zawsze powinny być pod ręką.
  2.  
  3. 2. Do kategorii „B” zalicza się akta o dużej wartości użytkowej dla firmy, a których okres przechowywania jest zróżnicowany. Dlatego - dla ułatwienia - po literze B umieszcza się liczbę określającą ilość lat przechowywania np. B20 – dokumentacja techniczna, B12 – akta płacowe.
  4.  
  5. 3. Do kategorii „BC” zalicza się najmniej istotne dokumenty. Tym symbolem oznacza się akta, które utraciły swoją wartość po wykorzystaniu, są przechowywane tylko do końca roku i niszczone. To różnego rodzaju foldery reklamowe, zaproszenia, zawiadomienia, itd.

 

Prawo a archiwizowanie dokumentów

Archiwizowanie dokumentów

Prawidłowe archiwizowanie dokumentów to także bezpieczeństwo dla firmy. Nigdy bowiem nie wiemy kiedy firmę z kontrolą odwiedzi Urząd Skarbowy, Nadzór Budowlany, Sanepid, Urząd Pracy lub inna instytucja kontrolująca.  Dokumenty księgowe należy archiwizować tak, żeby w trakcie możliwej kontroli dostęp do nich był swobodny. Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych to także wybór odpowiedniego, bezpiecznego miejsca i chronienie ich przed osobami niepowołanymi.

Dokumenty księgowe nie muszą być archiwizowane przez przedsiębiorcę. Firmy mogą to zlecić np. biurom rachunkowym, lub innym wyspecjalizowanym firmom. W przypadku archiwizowania dokumentów księgowych poza firmą należy zgłosić ten fakt zgłosić naczelnikowi odpowiedniego Urzędu Skarbowego.

Ustawa o rachunkowości, mówi, że w zależności od rodzaju dokumentu muszą być one przechowywane trwale lub przez okres od 5 do 50 lat. Prawo ustanawia następujące okresy dla poszczególnych grup dokumentów:

  1. 1. zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe - należy przechowywanie trwałe,
  2. 2. księgi rachunkowe - 5 lat,
  3. 3. karty wynagrodzeń pracowników lub też ich odpowiedniki - nie krócej jednak niż 5 lat,
  4. 4. dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy,
  5. 5. dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
  6. 6. dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych - przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,
  7. 7. dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
  8. 8. dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
  9. 9. pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.
  10.  

W jakich warunkach archiwizować dokumenty?

Wiemy już w jak archiwizować dokumenty. Co rozbić, aby nasze firmowe papiery przetrwały 50 lat? Należy je przechowywać w odpowiednich warunkach. Pod uwagę musimy wziąć wiele czynników np. temperaturę, ciśnienie powietrza, względną wilgotność powietrza, ruch powietrza, a także nasłonecznienie pomieszczenia, w którym archiwizujemy dokumenty.

Papier jest bardzo wrażliwy na działanie czynników zewnętrznych. Dla firmowych dokumentów najlepsze będą suche, przewiewne oraz wolne od zapachów magazyny. Temperatura w tych pomieszczeniu nie powinna być mniejsza niż 4° C, ale nie większa niż 20 stopnie. Ciepłe powietrze może bowiem przyjąć więcej wody niż zimne.

W bibliotekach, narodowych archiwach i specjalistycznych magazynach temperatura wynosi z reguły kilkanaście stopni Celsjusza, a wilgotność powietrza nigdy nie przekracza 60%.

Warunki panujące w magazynie muszą chronić nasze archiwalia przed jego zwilgoceniem, zamoczeniem, zabrudzeniem oraz uszkodzeniem. Okna powinny być umieszczone tak, aby promienie słoneczne nie padały na dokumenty, bo może to skutkować przebarwieniem. 

archiwizacja dokumentów

Komentarze

Musisz być zalogowany, aby móc komentować.

Brak komentarzy

do góry